luckycloud pro Business & Enterprise



System Administration bei luckycloud pro Business & Enterprise

Diese Anleitungen sind nur für die Systemadministratoren von luckycloud pro Business und luckycloud pro Enterprise relevant.
Denn nur dieser erhält ein zusätzliches Admin Panel. Die Anleitungen für die Team Mitglieder finden Sie hier.


Was kann der luckycloud pro Business und Enterprise Administrator?

Bei luckycloud pro Business und luckycloud pro Enterprise wird für ein Datenraum ein Administrator beiseitegestellt und ein spezielles Admin Panel wird freigeschalten.
Jedem Datenraum wird ein Administrator beiseitegestellt und ein spezielles Admin Panel wird freigeschalten.
Durch den Admin wird Ihre Benutzer- und Datenverwaltung erleichtert.

Der Admin bzw. die Admins erhalten:

  • Zusätzliche Zugriffslogs, mit denen Sie Login- und Dateizugriffe, Änderungen von Dateien, Änderungen von Zugriffsrechten
    und die Anzahl an Aufrufen von den geteilten Links einsehen und überwachen können.
  • Management Tools, womit sie die Daten und Benutzer in Bereichen, Unterbereichen und Gruppen organisieren können.
  • Übersichten und Informationen zu allen erstellten Bibliotheken innerhalb des Datenraumes.


Wie komme ich zum Admin Panel?

Der schnellste Weg ist, wenn Sie folgenden Link aufrufen und sich mit Ihrem Administrator Zugang einloggen:

  • luckycloud pro Business:
    https://storage.luckycloud.de/org/useradmin/
  • luckycloud pro Enterprise:
    Bitte tauschen Sie die fettgedruckten, eckigen Klammern mit Ihrer gewählte Domain aus:
    https://[cloud.unternehmen].de/org/useradmin/


Sollte die Seite nicht gefunden werden, dann kann es folgende Gründe haben:

  • Sie sind als Administrator nicht freigeschalten.
  • Ihre Zugangsdaten sind falsch.
  • Sie haben den falschen Link genutzt.

Sollten Sie unsicher wegen dem Link sein, gelangen Sie folgendermaßen zum Admin Panel:

  1. Loggen Sie sich unter https://storage.luckycloud.de ein (oder Ihrer individuellen Cloud Domain).
  2. Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profil-Icon.
  3. Wählen Sie „Administration“ aus. Sollten Sie diese Auswahlmöglichkeit nicht sehen,
    sind Sie als Administrator nicht freigeschaltet worden.



Kann der System Administrator Daten einsehen?

Nein. Der System Administrator sieht nur die Namen der Bibliotheken. Allerdings kann er/sie Bibliotheken löschen.

Der System Administrator kann nur in Daten einsehen, wenn er Eigentümer einer Bibliothek ist oder eine Freigabe erhalten hat.






Benutzerverwaltung im Datenraum



Wie erstelle ich neue Benutzer/innen?

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Benutzer/innen“.
  3. Klicken Sie rechts oben im Bild auf „+ Hinzufügen“.
  4. Geben Sie alle benötigten Daten an und speichern Sie diese ab.


Benutzer im Admin Panel erstellen



Wie erhalten meine Benutzer ihre Zugangsdaten?

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

a) Nach der Benutzererstellung können Sie dem Benutzer die Zugangsdaten inkl. ausgewähltes Passwort über ein System Ihrer Wahl selbst mitteilen.
b) Gehen Sie mit der Maus über den jeweiligen Benutzer und klicken Sie rechts außen auf „Passwort zurücksetzten“.
Dem Benutzer wird dann eine E-Mail zu geschickt mit seinen Zugangsdaten.

Beim ersten Login wird der Benutzer gebeten ein neues Passwort festzulegen.

Das Passwort kann dann jeder User selbständig ändern, indem er/sie auf „Passwort vergessen“ beim Benutzer-Login klickt.

Passwort vergessen als Benutzer



Wie kann der Admin das Passwort eines Benutzers zurücksetzen?

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Benutzer“.
  3. Gehen Sie auf den gewünschten Benutzer und rechts außen wird „Passwort zurücksetzen“ stehen.
  4. Klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen“ und dem Benutzer wird ein Link zur Passwortwiederherstellung per Email zugeschickt.

Das Passwort kann dann jeder User selbständig ändern, indem er/sie auf „Passwort vergessen“ beim Benutzer-Login klickt.

Passwort von Benutzern zurücksetzen als Systemadministrator

Gerne ist Ihnen unser technischer Support dabei behilflich.



Wie lösche ich Benutzer/innen ?

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Benutzer“.
  3. Gehen Sie auf den gewünschten Benutzer und rechts außen wird „Löschen“ stehen.
  4. Klicken Sie darauf, um den Benutzer aus dem Datenraum zu entfernen.






Mehrere Administratoren

Bei luckycloud pro Business und Enterprise können Sie auch mehrere Systemadministratoren bestimmen.


Wie füge ich einen Administrator hinzu?

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Benutzer“ und klicken Sie oben im Reiter auf „Administration“.
  3. Klicken Sie dann rechts oben auf „Admin hinzufügen“
  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des gewünschten Benutzers ein.
  5. Speichern Sie die Eingabe.


Wie kann ich einen Admin (zeitweise) deaktivieren?

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Benutzer“ und klicken Sie oben links auf „Admins“.
  3. Gehen Sie auf „Status“ und ändern diesen wie auf „Inaktiv“.





Bereiche


Wie erstelle ich einen Bereich oder einen Unterbereich?/ Wie erstelle ich Abteilungen?

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Bereiche“.
  3. Klicken Sie oben rechts auf „Neuer Bereich“
  4. Geben Sie dem Bereich einen Namen.

Innerhalb des erstellten Bereichs, können Sie noch mehrere Unterbereiche erstellen.

Zum Beispiel:

  • Bereich: Marketing
  • Unterbereich: Online Marketing
  • „Unter“-Unterbereich: SEO


Bereich im Admin-Panel erstellen


Wie erweitere ich den Speicherplatz eines Unterbereiches?

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Bereiche“ und klicken dann den gewünschten Bereich oder Unterbereich an.
  3. Fahren Sie mit Ihrer Maus über den gewünschten Bereich und unter „Speicherplatz“ wird ein „Stift“ erscheinen - klicken Sie darauf.
    Geben Sie Ihrem Unterbereich den gewünschten Speicherplatz und speichern Sie diesen ab.


Wie füge ich Mitglieder/innen zum Bereich hinzu und bestimme die Rollen im jeweiligen Bereich?

Diese Verantwortung können Sie an ein weiteres Mitglied weitergeben indem Sie einem Mitglied innerhalb des Bereichs die Rolle „Administration“ zuteilen.
Oder Sie übernehmen es selbst.

Es gibt 2 Möglichkeiten für die Organisation der Mitglieder:

a) Im Admin Panel:

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Bereiche“ und klicken dann den gewünschten Bereich oder Unterbereich an.
  3. Klicken Sie rechts außen auf „Mitglied hinzufügen“, geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitgliedes an und speichern diesen ab.
  4. Geben Sie dem Benutzer eine Rolle wie zum Beispiel "Mitglied" oder "Administration

b) Im Benutzer Bereich erscheint der erstellte Bereich unter „Für meine Gruppen“.

Bereich im Admin-Panel erstellen



Wie gebe ich Daten für einen Bereich frei?

Diese Verantwortung können Sie an ein weiteres Mitglied weitergeben indem Sie einem Mitglied innerhalb des Bereichs die Rolle „Administration“ zuteilen.
Oder Sie übernehmen es selbst.


Es gibt 2 Möglichkeiten für die Organisation der Daten:

a) Im Benutzer Bereich erscheint der erstellte Bereich unter „Für meine Gruppen“.

b) Im Admin Panel:

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Bereiche“ und klicken dann den gewünschten Bereich oder Unterbereich an.
  3. Klicken Sie rechts außen auf „Neue Bibliothek“, vergeben Sie diesen einen Namen und speichern Sie diese.
  4. Nun können Sie Ihre Daten per Drag&Drop, über den Sync Client oder Drive Client einfach hochladen.

Empfehlung, um große Datenmengen, komplizierte Ordnerstrukturen und größere Teams einfach zu organisieren:

  1. Erstellen Sie alle Bereiche und Unterbereiche. (Oder erstellen Sie einen Admin, der dies übernimmt.)
  2. Bestimmen Sie die Verantwortlichen für die Daten und ernennen Sie die Benutzer zu „Bereichsadministratoren“.
  3. Der Verantwortliche lädt die Daten hoch – am besten mit dem Sync Client.
  4. Der Verantwortliche gibt die Daten mittels Gruppenfreigabe frei. (Tragen Sie dafür den Bereich als „Gruppe“ ein.)
  5. Der Verantwortlich importiert Benutzer in die Gruppe. Ab einer Teamgröße von 10 Benutzer ist es empfehlenswert eine XLSX-Datei dafür zu benutzen.



Wie lösche ich einen Bereich?

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Bereiche“ und klicken dann den gewünschten Bereich oder Unterbereich an.
  3. Führen Sie die Maus über den gewünschten Bereich. Rechts außen im Bild sehen Sie ein „Löschen“-Symbol (Mülltonne).
  4. Bestätigen Sie die Löschung.




Unterschied zwischen Gruppen und Bereiche

Bereiche haben mehr Features als Gruppen. Der wesentliche Unterschied ist, dass Bereiche eigene Bibliotheken erstellen können und Gruppen erstellen können.

Feature Gruppe Bereichsadministrator
Mitglieder hinzufügen
Rechte verteilen
Unterbereiche/-gruppen sehen
Bibilotheken erstellen
Dateneigentümer = Gruppe/Unterbereich

Bibliotheken

Unter „Bibliotheken“ finden Sie bei alle Bibliotheken, die in Ihrem Datenraum erstellt worden sind.

Links unter "Bibliotheken" haben Sie eine Übersicht der Bibliotheken mit folgenden Informationen:

  • Name der Bibliothek
  • Bibliotheks-ID
  • Eigentümer der Bibliothek

Wie erstelle ich eine Bibliothek?

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, um Bibliotheken zu erstellen:
a) Im Admin Panel unter „Bibliotheken“
b) Im Admin Panel im entsprechenden Bereich unter „Bereiche“
c) Außerhalb des Admin Panels/ Im Benutzer-Bereich unter https://storage.luckycloud.de
(oder unter Ihrer eigenen gewählten Cloud-Domain, wenn Sie luckycloud pro Enterprise gebucht haben.)

Wie kann ich den Eigentümer einer Bibliothek ändern?

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Klicken Sie links im Auswahlmenü auf „Bibliotheken“.
  3. Fahren Sie mit der Maus über die gewünschte Bibliothek und klicken Sie auf "Übertragen".
  4. Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein und bestätigen Sie es mit "Speichern".

Wie lösche ich eine Bibliothek?

Hinweis: Bibliotheken, die durch den Administrator gelöscht wurden, können nicht wiederherstellt werden.

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Klicken Sie links im Auswahlmenü auf „Bibliotheken“
  3. Fahren Sie mit der Maus über die gewünschte Bibliothek und rechts außen auf der gleichen Höhe erscheint das „Löschen“-Symbol.
  4. Klicken Sie auf "Löschen“, um die Bibliothek unwiderruflich zu löschen und bestätigen die Aktion mit "Ja".

Links

Wo kann ich die Freigabe-Links einsehen?

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Links“.
  3. Jetzt können Sie alle öffentlichen Links einsehen.

Hier erhalten Sie alle Informationen zum Namen, Eigentümer/in, Erstellungsdatum und die Aufrufe des Links.

Wie entferne ich einen Freigabe-Link?

  1. Loggen Sie sich in Ihr Admin Panel ein.
  2. Gehen Sie links im Auswahlmenü auf „Links“.
  3. Fahren Sie mit der Maus über den gewünschten Freigabe-Link, rechts außen klicken Sie auf „entfernen“ und bestätigen Sie dies.

Protokolle

Wo kann ich das „Login“ Verhalten der Mitarbeiter/innen einsehen?

  1. Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an unter…
  2. Rechts oben, wo Sie Ihr Profil sehen, müssen Sie einen rechten Klick tätigen und sehen „Admin“ und klicken darauf
  3. Links im Bild klicken Sie auf „Protokolle“ und klicken auf „Login“

Der Name des Benutzers, die IP, der Status, Datum, Uhrzeit, Bibliothek und Datei werden angezeigt.

Wo komme ich auf die Information „Dateizugriff?“

  1. Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an unter…
  2. Rechts oben, wo Sie Ihr Profil sehen, müssen Sie einen rechten Klick tätigen und sehen „Admin“ und klicken darauf
  3. Links im Bild klicken Sie auf „Protokolle“ und klicken auf „Dateizugriff“

Hier haben Sie Einsicht zu den Benutzer/innen, Typ, IP/Device, Datum, Bibliothek und Datei/Ordner

Wo kann ich die „Dateiaktualisierung“ der Mitarbeiter einsehen?

  1. Melden Sie sich an mit Ihren Anmeldedaten unter „…“
  2. Rechts oben, wo Sie Ihr Profil sehen, müssen Sie einen rechten Klick tätigen und sehen „Admin“ und klicken darauf
  3. Links im Bild klicken Sie auf „Protokolle“. Dann gehen Sie auf „Dateiaktualisierung“

Hier finden Sie Informationen zu dem Benutzer/innen, Datum, Bibliothek und Aktion

Wie erhalte ich einen Überblick über die Rechte?

  1. Melden Sie sich an mit Ihren Anmeldedaten unter „…“
  2. Rechts oben, wo Sie Ihr Profil sehen, müssen Sie einen rechten Klick tätigen und sehen „Admin“ und klicken darauf
  3. Links im Bild klicken Sie auf „Protokolle“. Dann gehen Sie auf „Dateizugriff“
  4. Klicken Sie oben rechts außen im Bild auf „Excel-Export“

Hier können Sie folgendes einsehen:

  • Wer etwas freigegeben hat
  • Für wen etwas freigegeben wurde
  • Welche Aktion durchgeführt wurde
  • Welche Rechte dieser bekommen hat (z.B. Lesen+Schreiben)
  • Aus welcher Bibliothek diese entstammt