Systemadministration

Systemadministration bei luckycloud Business & luckycloud Enterprise (Plus)

Diese Anleitungen sind nur für den Systemadministrator von luckycloud Business und luckycloud Enterprise (Plus) relevant.

Nur der Administrator erhält ein zusätzliches Admin-Panel. Die Anleitungen für die Team-Mitglieder findest du hier.

Was kann der luckycloud Business und der luckycloud Enterprise Administrator?

Bei luckycloud Business und luckycloud Enterprise wird für einen Datenraum ein Administrator bereitgestellt und ein spezielles Admin-Panel freigeschaltet. Mithilfe des Admins wird deine Benutzer- und Datenverwaltung erleichtert.

Als Admin erhältst du:

zusätzliche Zugriffslogs, mit denen du Login- und Dateizugriffe, Änderungen von Dateien, Änderungen von Zugriffsrechten sowie die Anzahl an Aufrufen von den geteilten Links einsehen und überwachen kannst.
Management Tools, mit denen du Daten und Benutzer in Bereichen, Unterbereichen und Gruppen organisieren kannst.
Übersichten und Informationen zu allen erstellten Verzeichnissen innerhalb des Datenraums.

Wie komme ich zum Admin-Panel?

Der schnellste Weg ist, wenn du folgenden Link aufrufst und dich mit deinem Administrator-Zugang anmeldest:

luckycloud Business: https://storage.luckycloud.de/org/[useradmin]/
luckycloud Enterprise: https://[deine Domain].de/sys/info

Bitte tausche die fettgedruckten, eckigen Klammern mit deiner gewählten Domain aus:

Sollte die Seite nicht aufrufbar sein, kann das folgende Gründe haben:

Du bist als Administrator nicht freigeschaltet.
Deine Zugangsdaten sind nicht korrekt.
Du hast den falschen Link genutzt.

Solltest du unsicher sein, welchen Link du verwenden musst, gehe zum Admin-Panel:

Logge dich unter https://storage.luckycloud.de (oder unter deiner individuellen Cloud-Domain) ein.
Klicke oben rechts auf dein Profil-Icon.
Wähle „Enterprise Admin“ aus. Solltest du diese Auswahlmöglichkeit nicht sehen, bist du nicht als Administrator freigeschaltet.

Kann der Systemadministrator Daten einsehen?

Nein, der Systemadministrator sieht nur die Namen der Verzeichnisse. Allerdings kann er Verzeichnisse löschen.

Der Systemadministrator kann nur Daten einsehen, wenn er Eigentümer eines Verzeichnisses ist oder eine Freigabe erhalten hat.

Benutzerverwaltung im Datenraum

Wie erstelle ich neue Benutzer?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Gehe links im Auswahlmenü auf „Benutzer“.
Klicke rechts oben im Bild auf „+ Hinzufügen“.
Gib alle benötigten Daten ein und speichere diese ab.

Wie erstelle ich neue Benutzer?

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

a) Nach der Benutzererstellung kannst du jedem hinzugefügten Benutzer die Zugangsdaten inkl. Passwort über ein System deiner Wahl selbst mitteilen. Gehe dazu mit der Maus über den jeweiligen Benutzer und klicke rechts außen auf „Passwort zurücksetzen“. Der Benutzer erhält dann eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten.

Hinweis: Beim ersten Login wird der Benutzer gebeten, ein neues Passwort festzulegen.

Das Passwort kann jeder User selbstständig ändern, indem er auf „Passwort vergessen“ beim Benutzer-Login klickt.

Wie kann der Admin das Passwort eines Benutzers zurücksetzen?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Gehe links im Auswahlmenü auf „Benutzer“.
Wähle den gewünschten Benutzer aus. Rechts außen wird dir die Option „Passwort zurücksetzen“ angezeigt.
Klicke auf „Passwort zurücksetzen“ und der Benutzer erhält per E-Mail einen Link zur Passwortwiederherstellung.

Das Passwort kann jeder User selbstständig ändern, indem er auf „Passwort vergessen“ beim Benutzer-Login klickt.

Passwort von Benutzern zurücksetzen als Systemadministrator

In diesem Fall hilft dir unser Support-Team gerne weiter. Alle Kontaktmöglichkeiten findest du hier.

Wie lösche ich Benutzer?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Gehe links im Auswahlmenü auf „Benutzer“.
Gehe auf den gewünschten Benutzer und rechts außen wird dir die Option „Löschen“ angezeigt.
Klicke darauf, um den Benutzer aus dem Datenraum zu entfernen.

Benutzerrollen

Um die Berechtigungen einfacher zu verwalten, weise deinen Benutzern Rollen zu. So legst Du leicht fest, was deine Benutzer dürfen oder nicht dürfen.

Rollenvergabe

Du kannst im Admin-Panel unter „Benutzer“ deinen Team-Mitgliedern über ein Drop-down-Menü Rollen zuweisen. luckycloud bietet dir bereits vier vordefinierte Rollen an:

Team: Mit der Team-Rolle kann ein Team-Mitglied Up- und Download-Links erzeugen sowie sich mit dem luckycloud Client und der luckycloud App verbinden.
Benutzer: Als Benutzer haben Team-Mitglieder die Option, eigene Bibliotheken/Daten und Gruppen hinzuzufügen. Außerdem können sie Download- und Upload-Links erzeugen sowie Benutzerfreigaben erteilen. Eine Verbindung zum luckycloud Client und zur luckycloud App ist ebenfalls möglich.
Gast+: Als Gast+ können sich Team-Mitglieder lediglich mit dem luckycloud Client und der luckycloud App verbinden.
Gast: mit der Gast-Rolle können Team-Mitglieder keine der genannten Aktionen durchführen. Ihr Zugang ist stark eingeschränkt.

Individuelle Rollen

Mit luckycloud Enterprise und luckycloud Enterprise Plus kannst du auf Anfrage weitere Rollen erhalten, die auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Hier ist eine Liste der verschiedenen Berechtigungen, die die Rollen umfassen:

Gruppen erstellen
Verzeichnisse erstellen
Organisationsverzeichnisse erstellen
Organisationsverzeichnisse sehen
Verzeichnisse veröffentlichen
Download-Links erstellen
Upload-Links erstellen
Gäste einladen
sich mit der Android-App verbinden
sich mit der iOS-App verbinden
sich mit den Desktop-Clients verbinden

Mehrere Administratoren

Bei luckycloud Business und luckycloud Enterprise ist es möglich, mehrere Systemadministratoren zu bestimmen.

Wie füge ich einen Administrator hinzu?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Gehe links im Auswahlmenü auf „Benutzer“ und klicke oben im Reiter auf „Administration“.
Klicke dann rechts oben auf „Admin hinzufügen“.
Gib die E-Mail-Adresse des gewünschten Benutzers ein.
Speichere die Eingabe.

Wie kann ich einen Admin (zeitweise) deaktivieren?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Gehe links im Auswahlmenü auf „Benutzer“ und klicke oben links auf „Admins“.
Gehe auf „Status“ und ändere diesen auf „Inaktiv“.

Bereiche

Wie erstelle ich einen Bereich oder einen Unterbereich bzw. Abteilungen?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Gehe links im Auswahlmenü auf „Bereiche“.
Klicke oben rechts auf „Neuer Bereich“.
Gib dem Bereich einen Namen.

Innerhalb des erstellten Bereichs kannst du weitere Unterbereiche erstellen.

Beispiel:

Bereich: Marketing

Unterbereich: Online-Marketing

„Unter“-Unterbereich: SEO

Wie erweitere ich den Speicherplatz eines Unterbereichs?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Gehe links im Auswahlmenü auf „Bereiche“ und wähle den gewünschten Bereich oder Unterbereich aus.
Wähle per Mouseover den gesuchten Bereich.
Unter „Speicherplatz“ erscheint ein „Stift-Symbol“. Klicke auf dieses.
Gib dann deinem Unterbereich den gewünschten Speicherplatz und speichere die Einstellungen ab.

Wie füge ich Mitglieder zum Bereich hinzu und bestimme die Rollen im jeweiligen Bereich?

Diese Verantwortung kannst du einem weiteren Team-Mitglied übertragen, indem du ihm innerhalb des Bereichs die Rolle „Administration“ zuteilst. Es gibt zwei Möglichkeiten für die Organisation der Mitglieder:

a) Im Admin-Panel:

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Gehe links im Auswahlmenü auf „Bereiche“ und wähle den gewünschten Bereich oder Unterbereich aus.
Klicke rechts außen auf „Mitglied hinzufügen“, gib die E-Mail-Adresse des Mitglieds an und speichere.
Gib dem Benutzer eine Rolle, wie zum Beispiel „Mitglied“.

b) Im Benutzerbereich erscheint der erstellte Benutzer unter „Für meine Gruppen“:

[Platzhalter: Video]

Wie gebe ich Daten für einen Bereich frei?

Diese Verantwortung kannst du einem weiteren Team-Mitglied übertragen, indem du ihm innerhalb des Bereichs die Rolle „Administration“ zuteilst.

Es gibt zwei Möglichkeiten für die Organisation der Daten:

a) Im Benutzerbereich erscheint der erstellte Bereich unter „Für meine Gruppen“.

b) Im Admin-Panel:

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Gehe links im Auswahlmenü auf „Bereiche“ und wähle den gewünschten Bereich oder Unterbereich an.
Klicke rechts außen auf „Neues Verzeichnis“ und vergib einen Namen. Speichere die Änderungen ab.
Nun kannst du deine Daten per Drag & Drop über den Sync- oder Drive-Client einfach hochladen.

Unsere Empfehlungen, um große Datenmengen, komplizierte Ordnerstrukturen und größere Teams einfacher zu organisieren:

Erstelle alle Bereiche und Unterbereiche (oder erstelle einen Admin, der diese Aufgabe übernimmt).
Bestimme den Daten-Verantwortlichen und ernenne den Benutzer zum „Bereichsadministrator“.
Der Verantwortliche lädt die Daten hoch – am besten mit dem Sync-Client.
Der Verantwortliche gibt die Daten mittels Gruppenfreigabe frei. (Trage dafür den Bereich als „Gruppe“ ein.)
Der Verantwortliche importiert Benutzer in die Gruppe. Ab einer Teamgröße von zehn Benutzern ist es empfehlenswert, eine XLSX-Datei zu nutzen.

Wie lösche ich einen Bereich?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Gehe links im Auswahlmenü auf „Bereiche“ und wähle den gewünschten Bereich oder Unterbereich aus.
Führe die Maus über den gewünschten Bereich. Rechts außen im Bild siehst du ein „Löschen“-Symbol (Mülltonne).
Bestätige den Löschvorgang.

Unterschied zwischen Gruppen und Bereichen

Bereiche haben mehr Features als Gruppen. Der wesentliche Unterschied ist, dass Bereiche eigene Verzeichnisse und Gruppen erstellen können.

Feature	Gruppe	Bereichsadministrator
Mitglieder hinzufügen	✓	✓
Rechte verteilen	✓	✓
Unterbereiche/-gruppen sehen	✗	✓
Verzeichnis erstellen	✗	✓
Dateneigentümer = Gruppe/Unterbereich	✗	✓

Verzeichnisse

Unter „Verzeichnisse“ findest du alle Verzeichnisse, die in deinem Datenraum erstellt wurden. Links unter „Verzeichnisse“ hast du eine Übersicht der Verzeichnisse mit folgenden Informationen:

Name des Verzeichnisses
Verzeichnis-ID
Eigentümer des Verzeichnisses

Wie erstelle ich ein Verzeichnis?

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, um Verzeichnisse zu erstellen:

a) im Admin-Panel unter „Verzeichnisse“
b) im Admin-Panel im entsprechenden Bereich unter „Bereiche“
c) außerhalb des Admin-Panels/im Benutzerbereich unter https://storage.luckycloud.de (luckycloud Enterprise: unter deiner eigenen gewählten Cloud-Domain)

Wie kann ich den Eigentümer eines Verzeichnisses ändern?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Klicke links im Auswahlmenü auf „Verzeichnisse“.
Fahre mit der Maus über das gewünschte Verzeichnis und klicke auf „Übertragen“.
Trage die E-Mail-Adresse des Benutzers ein und bestätige die Einstellungen mit „Speichern“.

Wie lösche ich ein Verzeichnis?

Hinweis: Verzeichnisse, die durch den Administrator gelöscht wurden, lassen sich nicht wiederherstellen.

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Klicke links im Auswahlmenü auf „Verzeichnisse“.
Fahre mit der Maus über das gewünschte Verzeichnis und rechts außen auf der gleichen Höhe erscheint das „Löschen“-Symbol.
Klicke auf „Löschen“, um das Verzeichnis unwiderruflich zu löschen, und bestätige die Aktion mit „Ja“.

Protokolle

Wo kann ich das „Login“ Verhalten der Mitarbeitenden einsehen?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Klicke oben rechts auf dein Profilbild, mache einen Rechtsklick und wähle „Admin“.
Klicke links im Menü auf „Protokolle“ und dann auf „Login“.

Hier siehst du alle Informationen über Namen des Benutzers, IP-Adresse, Status, Datum, Uhrzeit, Verzeichnis und Dateien.

Wie komme ich auf die Information „Dateizugriff?“

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Klicke oben rechts auf dein Profilbild, mache einen Rechtsklick und wähle „Admin“.
Klicke links im Menü auf „Protokolle“ und dann auf „Dateizugriff“.

Hier findest du alles zu Benutzern, Typ, IP/Device, Datum, Verzeichnis und Datei/Ordner.

Wo kann ich die „Dateiaktualisierung“ der Mitarbeitenden einsehen?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Klicke oben rechts auf dein Profilbild, mache einen Rechtsklick und wähle „Admin“.
Klicke links im Menü auf „Protokolle“ und dann auf „Dateiaktualisierung“.

Hier findest du Informationen zu Benutzern, Datum, Verzeichnis und Aktion.

Wie erhalte ich einen Überblick über die Rechte?

Logge dich in dein Admin-Panel ein.
Klicke oben rechts auf dein Profilbild, mache einen Rechtsklick und wähle „Admin“.
Klicke links im Menü auf „Protokolle“ und dann auf „Dateizugriff“.
Klicke oben rechts im Bild auf „Excel-Export“.

Hier kannst du einsehen,

wer etwas freigegeben hat.
für wen etwas freigegeben wurde.
welche Aktion durchgeführt wurde.
welche Rechte dieser bekommen hat (z. B. Lesen + Schreiben).
aus welchem Verzeichnis dieses entstammt.

Systemadministration